Leistungsverzeichnisse risikofrei und ohne Zeitaufwand prüfen

Ein Leistungsverzeichnis für ein größeres Bauvorhaben im Trockenbau, beim Dachdecker oder im Malerhandwerk hat schnell 150 bis 300 Seiten. Darin stehen nicht nur Mengen und Positionen, sondern auch jede Menge rechtliche und technische Vorgaben, aus denen für den Betrieb handfeste Pflichten werden können.

Genau hier liegt eine der größten Baustellen im Büro. Der Tag gehört der Baustelle, dem Material und den Mitarbeitern. Fürs Büro bleiben oft nur 2 bis 3 Stunden am späten Nachmittag oder Abend. In dieser Zeit jeden Satz der Ausschreibung gründlich zu prüfen, ist kaum machbar. Die Durchsicht beschränkt sich dann zwangsläufig auf Preise und Hauptpositionen. Die eigentlichen Risiken stecken aber meistens im Kleingedruckten der Vorbemerkungen.

Warum Stichproben bei Bauverträgen ein kalkuliertes Risiko sind

Wer dicke Unterlagen nur stichprobenartig liest, arbeitet nach dem Prinzip Hoffnung: Hoffentlich steckt in den ungelesenen Abschnitten nichts Böses. Bei größeren Projekten geht diese Rechnung oft nicht auf.

Neben den eigentlichen Leistungsbeschreibungen enthält so ein Verzeichnis meistens zusätzliche Auflagen:

• Klauseln zur Umlage von Baustrom, Bauwasser, Gerüstnutzung oder Bauschuttbeseitigung, die schnell 1 bis 3 Prozent der Auftragssumme ausmachen.
• Sehr knappe Fristen, um Behinderungen oder Bedenken schriftlich anzumelden, die im Alltag leicht verstreichen.
• Gewährleistungsfristen, die deutlich über die VOB/B hinausgehen, oft 5 bis 7 Jahre.
• Materialvorgaben, die Standardprodukte vertraglich ausschließen und später teure Zusatzeinkäufe erzwingen.

Diese Punkte alle von Hand zu prüfen, kostet in vielen Betrieben schätzungsweise 12 bis 18 Stunden. Fehlt diese Zeit, bleibt manche Klausel unentdeckt und frisst hinterher den eingeplanten Gewinn. Bei einem einzelnen Projekt können daraus schnell Verluste von 8.000 bis 15.000 Euro werden.

Die systematische Prüfung als Entlastung im Büro

Diese Arbeit muss man heute nicht mehr komplett von Hand machen. Ein spezialisiertes System erfasst auch ein Dokument mit mehreren Hundert Seiten in etwa 15 bis 30 Minuten und analysiert es im Detail.

Das Prinzip dahinter ist einfach: Das System gleicht den gesamten Ausschreibungstext mit den Standardbedingungen und Erfahrungswerten des eigenen Betriebs ab. Kritische Begriffe, ungewöhnliche Zahlungsbedingungen oder abweichende Gewährleistungsfristen werden markiert und in einer kurzen Übersicht zusammengefasst.

Statt ein ganzes Wochenende Paragrafen zu lesen, bekommt der Inhaber eine übersichtliche Liste der Risikopunkte. Die ist meist in 10 bis 15 Minuten durchgesehen. So ist schon vor der Angebotsabgabe klar, welche Klauseln im eigenen Angebot ausgeschlossen oder angepasst werden müssen.

Ein praktisches Beispiel aus dem Trockenbau

Ein Trockenbaubetrieb will ein Angebot für den Innenausbau eines Bürogebäudes abgeben. Das Leistungsverzeichnis hat rund 180 bis 220 Seiten. Neben den Quadratmeterpreisen für Wände und Decken stehen weit hinten im Dokument erhöhte Anforderungen an den Schallschutz, die über die üblichen Standardwerte hinausgehen.

Bei einer Stichprobenprüfung der Hauptpositionen wäre dieser Punkt vermutlich durchgerutscht. Der Betrieb hätte mit Standardmaterial kalkuliert. Aufgefallen wäre die Abweichung erst bei der Abnahme. Die Nachbesserung hätte dann schätzungsweise 10.000 bis 20.000 Euro gekostet.

Mit einem automatisierten Ablauf im Büro sinkt dieses Risiko deutlich. Das System erkennt die abweichende Schallschutzanforderung sofort und meldet die betroffene Position. Der Inhaber passt die Kalkulation rechtzeitig an oder formuliert im Angebot einen Vorbehalt. Schon etwas Digitalisierung beim Büro & Papierkram verhindert, dass solche Fehler überhaupt erst entstehen.

Mehr Sicherheit bei der Auftragsabwicklung

Eine lückenlose Prüfung spart nicht nur Geld, sondern auch Nerven. Wer sein Angebot mit einem sicheren Gefühl abgibt, kann sich auf der Baustelle wieder auf die Arbeit konzentrieren. Auch die Verhandlungsposition wird besser: Man tritt als Partner auf, der weiß, was im Vertrag steht.

Oft lässt sich die gesamte Angebotsphase mit dieser Methode um schätzungsweise 40 bis 60 Prozent verkürzen. Diese Zeit kann man nutzen, um mehr Angebote abzugeben und damit mehr Aufträge zu gewinnen. Ohne abends noch stundenlang Klauseln zu wälzen.

Nächster Schritt

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