Tippfehler bei der Belegprüfung: Warum manuelles Erfassen Geld kostet

Bei der Prüfung von Eingangsrechnungen und dem Abgleich mit Lieferscheinen kommt es im Handwerksbüro häufig zu Fehlern. In vielen Betrieben weisen schätzungsweise von 50 bis 70 Prozent der manuell bearbeiteten Abrechnungen kleinere oder größere Mängel auf. Das liegt in der Regel nicht an mangelnder Sorgfalt der Bürofachkräfte. Die Ursache liegt im Ablauf selbst: Ein Großteil der aufgewandten Zeit wird für das stupide Abtippen von Zahlen, Daten und Beträgen verbraucht.

Wenn eine Fachkraft im Büro von Dachdecker- oder Malerbetrieben jede Position einzeln erfassen muss, sinkt die Konzentration nach einiger Zeit. Das ist menschlich. Die Folgen sind jedoch oft ärgerlich: Falsche Projektnummern, Zahlendreher bei den Beträgen oder übersehene Skonto-Auszahlungen.

Die unsichtbare Zeitschleife bei der Belegesortierung

Wer als Inhaber einen Betrieb mit 10 bis 50 Mitarbeitern führt, kennt den Aufwand hinter den Kulissen. Nach der Fertigstellung einer Baustelle müssen alle Belege zusammengetragen werden. Für die Nachkalkulation und die Abrechnung an den Kunden ist eine genaue Auflistung der Materialkosten notwendig.

In vielen Fällen verbringen Mitarbeiter im Büro allein mit dieser Tätigkeit von 30 bis 45 Stunden pro Monat. Das Sichten von Lieferscheinen, der Abgleich mit den Großhandelsrechnungen und das schrittweise Übertragen in das eigene Handwerkersystem blockiert wertvolle Arbeitszeit, die an anderer Stelle fehlt.

Diese manuelle Arbeit ist ein erheblicher Kostenfaktor. Wenn qualifizierte Bürokräfte einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit Dateneingabe verbringen, ist das eine ineffiziente Nutzung von Ressourcen. Zudem führt jede Verzögerung bei der Rechnungsstellung direkt zu einer späteren Bezahlung durch den Kunden. Die Liquidität des Betriebs leidet unter langsamen Abläufen im Büro & Papierkram.

Warum Tippfehler teuer werden können

Ein falscher Wert auf einer Abrechnung ist mehr als nur ein Schönheitsfehler. Im schlimmsten Fall zieht ein fehlerhaftes Dokument finanzielle Konsequenzen nach sich. Fehlerhafte Rechnungen oder fehlerhafte Aufteilungen von Nebenkosten machen die gesamte Position angreifbar. Der Kunde hat dann häufig das Recht, die Zahlung so lange einzubehalten, bis eine korrigierte Fassung vorliegt. Das verzögert den Geldeingang oft um Wochen.

Typischerweise lassen sich die häufigsten Fehler in drei Bereiche unterteilen:

Erstens werden Beträge von Lieferscheinen falsch abgelesen und falsch in die Projektmappe übertragen.

Zweitens kommt es zu Verwechslungen bei den Steuersätzen, besonders wenn unterschiedliche Leistungen auf einer Rechnung stehen.

Drittens werden Rabatte oder projektbezogene Sonderkonditionen des Großhändlers beim Abtippen übersehen.

Ein automatisierter Ablauf stellt sicher, dass solche Fehler gar nicht erst entstehen können. Wenn Daten nicht mehr von Hand übertragen werden müssen, sinkt die Fehlerquote bei der Erfassung in vielen Betrieben auf einen Wert von meistens unter 3 Prozent.

Dokumente automatisch erfassen lassen

Moderne Systeme zur Dokumentenerkennung sind heute in der Lage, Rechnungen und Lieferscheine ähnlich wie ein menschliches Auge zu lesen und die relevanten Daten sofort zu verstehen. Das papierlose Büro wird damit von einer Absichtserklärung zu einem echten Werkzeug im Alltag.

Das System liest den Namen des Lieferanten, das Datum, die einzelnen Positionen und die Endbeträge automatisch aus. Diese Daten werden direkt in die richtige Maske der Handwerker-Software eingetragen. Der Mitarbeiter im Büro muss die Angaben nur noch kurz prüfen und mit einem Klick freigeben.

Ein solches System lernt mit jedem Dokument dazu. Selbst wenn ein neuer Lieferant ein ungewohntes Rechnungsformat verwendet, erkennt die Software die Struktur in vielen Fällen bereits beim ersten Versuch. Dadurch wird das zeitaufwendige Suchen nach der Rechnungsnummer oder dem Gesamtbetrag überflüssig.

Zeitgewinn im direkten Vergleich

Durch die Nutzung dieser Technologie lässt sich der zeitliche Aufwand für die Belegprüfung drastisch senken. Die gewonnene Zeit steht den Mitarbeitern für wichtigere Aufgaben zur Verfügung, wie zum Beispiel die aktive Kundenbetreuung oder die Angebotserstellung.

In der Praxis zeigt sich oft ein deutlicher Unterschied im Zeitbedarf für die monatliche Bearbeitung aller Eingangsbelege:

Dieser Gewinn an Arbeitszeit ist eine erste Schätzung. Der tatsächliche Wert hängt von der Struktur des Betriebs und der Menge der monatlichen Belege ab. Eine verbindliche Aussage über den genauen Einspareffekt ist erst nach einer schriftlichen Bestätigung nach unserer Analyse möglich.

Neben der Zeitersparnis verbessert sich auch die Qualität der Daten im Betrieb. Wenn alle Belege zeitnah und fehlerfrei erfasst sind, ist die Nachkalkulation von Projekten jederzeit aktuell. Der Inhaber sieht sofort, ob ein Projekt im geplanten Budget liegt oder ob die Materialkosten die Kalkulation überschreiten.

Nächster Schritt

Wenn Sie die Abläufe in Ihrem Büro vereinfachen und das Fehlerrisiko bei der Belegerfassung senken möchten, sollten Sie Ihre Prozesse überprüfen lassen. Strukturierte Abläufe im Bereich Büro & Papierkram entlasten Ihr Team spürbar.

Nutzen Sie die Gelegenheit für eine kostenlose Erstanalyse unter Kostenlose Erstanalyse. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo in Ihrem Betrieb ungenutzte Potenziale liegen und wie sich manuelle Arbeitsschritte durch ein praktisches System verkürzen lassen.