Mehr Zeit auf der Baustelle durch automatisierte Rechnungsprüfung

Beim Einkauf von Baumaterialien fallen pro Projekt schnell dutzende Belege an. Ein typischer Dachdeckerbetrieb oder Malerbetrieb erhält im Monat oft 300 bis 500 Lieferscheine und Rechnungen. Diese Dokumente kommen über verschiedene Kanäle an: als PDF per E-Mail, als Papierbeleg im Transporter der Mitarbeiter oder direkt vom Großhändler per Post. Die eigentliche Arbeit begins meistens, wenn diese Dokumente für die Buchhaltung vorbereitet werden müssen. Viele Betriebe verwenden jede Woche schätzungsweise drei bis sechs Stunden darauf, diese Belege manuell zu prüfen, abzugleichen und zu sortieren.

Der reale Aufwand hinter der Rechnungsprüfung im Handwerk

Wer Lieferscheine und Rechnungen händisch vergleicht, verliert wertvolle Zeit. Oft müssen die Mitarbeiter im Büro prüfen, ob die Mengen auf der Sammelrechnung des Baustoffhändlers tatsächlich mit den Lieferscheinen übereinstimmen, die die Gesellen auf den Baustellen unterschrieben haben. Häufig fehlen einzelne Lieferscheine völlig, weil sie auf den Baustellen vergessen oder im Transporter verlegt wurden.

Das führt zu einer mühsamen Suche. Telefonate mit den Großhändlern, Nachfragen bei den eigenen Mitarbeitern auf der Baustelle und das permanente Suchen in Aktenordnern gehören in vielen Betrieben zum Alltag. Inhaber von Betrieben mit zehn bis fünfzig Mitarbeitern schätzen diesen Verwaltungsaufwand oft unterschwellig ein, doch die tatsächlichen Zahlen sind meistens höher. Es geht hierbei nicht nur um das Abheften, sondern um die gesamte Kette der Prüfung. Von der Zuordnung zum richtigen Projekt über die sachliche Prüfung bis hin zur Freigabe für die Überweisung vergehen pro Beleg oft mehrere Minuten. Bei mehreren hundert Belegen im Monat summiert sich dieser Aufwand schnell auf zwanzig bis dreißig Stunden Arbeitszeit im Büro.

Warum der manuelle Abgleich Fehler anzieht

Arbeiten Menschen unter Zeitdruck an sich wiederholenden Aufgaben, schleichen sich unweigerlich Fehler ein. Bei der manuellen Erfassung von Rechnungsbeträgen, Rechnungsnummern und Steuersätzen liegt die Fehlerquote in vielen Fällen schätzungsweise bei drei bis sechs Prozent. Ein falsch abgetipptes Datum oder ein übersehener Zahlendreher kann bei einer späteren Betriebsprüfung zu erheblichem Mehraufwand führen. Warum passiert das so oft?

Die Konzentration lässt nach, wenn über Stunden hinweg Zahlen von Rechnungen in Tabellen oder Buchungssysteme eingetippt werden. Zudem kommt es häufig vor, dass Skontofristen verstreichen, weil ein Beleg tagelang ungesehen in einem Posteingangskorb liegt oder ein Mitarbeiter im Urlaub ist. Dadurch gehen Handwerksbetrieben jährlich oft mehrere tausend Euro an Skontovorteilen verloren, schlicht weil der Freigabeprozess zu lange dauert.

Die digitale Brücke für Ihre Belege

Ein automatisiertes System im Hintergrund kann diese Schritte übernehmen, ohne dass der Betrieb seine vertrauten Arbeitsweisen komplett umstellen muss. Das Ziel ist es nicht, die bestehende Buchhaltungssoftware oder die Handwerkersoftware zu ersetzen. Ein solches System klinkt sich stattdessen unbemerkt in den bestehenden Ablauf ein.

Sobald eine Rechnung im Betrieb eintrifft, liest das System die Daten automatisch aus. Es erkennt den Lieferanten, die Beträge, die Umsatzsteuer und das Rechnungsdatum. Gleichzeitig gleicht das System diese Daten mit dem dazugehörigen Lieferschein ab, der zuvor vielleicht über eine App von der Baustelle hochgeladen wurde. Gibt es Unstimmigkeiten bei den Mengen oder Preisen, schlägt das System sofort Alarm und markiert den Beleg für eine manuelle Nachprüfung. Stimmt alles überein, wird der Beleg automatisch vorkontiert und für den Steuerberater bereitgestellt.

Durch diesen Ablauf reduziert sich die Zeit für die Bearbeitung eines Belegs drastisch. Der manuelle Aufwand schrumpft auf ein Minimum zusammen, da nur noch die Ausnahmefälle manuell geprüft werden müssen.

Diese Zahlen sind eine unverbindliche erste Schätzung. Der genaue Zeitaufwand ist von den individuellen Betriebsabläufen abhängig und wird erst nach einer genauen Analyse verbindlich bestätigt. In vielen Fällen zeigt sich jedoch eine deutliche Entlastung bei der täglichen Arbeit im Büro & Papierkram.

So läuft das automatisierte Verfahren ab

Die Einrichtung eines solchen Systems erfordert in der Regel keine wochenlangen Schulungen für die Mitarbeiter. Der Ablauf ist bewusst einfach gestaltet, damit er sich einfach in den Alltag eines Meisters oder einer Bürokraft integrieren lässt.

Erstens erfolgt der Dokumenteneingang zentral. Alle digitalen Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, werden direkt vom System erfasst. Papierbelege können einfach mit einem Scanner oder per Smartphone erfasst werden. Zweitens scannt das System den Inhalt des Dokuments. Es sucht gezielt nach den relevanten Informationen wie Steuernummern, Bruttobeträgen und Positionen. Dank der Texterkennung müssen keine manuellen Datenmasken mehr ausgefüllt werden. Drittens findet der automatische Abgleich statt. Das System vergleicht die Rechnungsposten mit den hinterlegten Angeboten oder Lieferscheinen. Viertens wird der Beleg ordnungsgemäß abgelegt und an die Schnittstelle des Steuerberaters übertragen.

Durch diesen strukturierten Ablauf bleibt der Inhaber jederzeit Herr des Geschehens, muss aber nicht mehr jeden einzelnen Beleg selbst in die Hand nehmen. Die Fehlerquote sinkt durch den automatischen Abgleich in vielen Fällen auf unter ein bis zwei Prozent, da Tippfehler bei der Dateneingabe fast vollständig ausgeschlossen werden. Zudem werden alle Belege genau so archiviert, wie es die gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrung vorsehen. Das sorgt für zusätzliche Sicherheit bei der nächsten Steuerprüfung.

Nächster Schritt

Wenn Sie den Zeitaufwand in Ihrem Betrieb spürbar senken und die Fehlerquote bei der Belegverarbeitung minimieren möchten, lohnt sich ein Blick auf Ihre aktuellen Abläufe. Die Optimierung im Bereich Büro & Papierkram ist einer der schnellsten Hebel, um wieder mehr Zeit für die Baustellen und die Führung Ihres Betriebs zu gewinnen.

In einem kurzen Gespräch können wir gemeinsam prüfen, welche Schritte in Ihrem Handwerksbetrieb automatisiert werden können. Nutzen Sie einfach unsere kostenlose und unverbindliche Erstanalyse auf unserer Startseite, um eine erste Einschätzung für Ihren Betrieb zu erhalten.